Etätyössä pitää jatkuvasti osoittaa, että tekee töitä

Etätyössä pitää jatkuvasti osoittaa, että tekee töitä. 

Työntekijät kokevat painetta olla jatkuvasti tavoitettavissa, vastata nopeasti viesteihin tai raportoida tekemisistään yksityiskohtaisesti. Työn valvonta ja etenemisen seuranta voi tuntua oman työskentelyn tukemisen sijaan siltä, että työntekoa kytätään ja omaa ahkeruutta pitää jatkuvasti todistella. 

Miten työn etenemistä voitaisiin valvoa työntekijän omaehtoisuutta tukien? 

Tilanne

Etätyössä esihenkilö voi kaivata varmuutta työn etenemisestä. Työntekijälle seurannan käytännöt voivat puolestaan synnyttää kokemuksen jatkuvasta tarkkailusta tai epäluottamuksesta. Tämä voi näkyä esimerkiksi paineena pitää oma verkkotila aktiivisena tai vastata viesteihin välittömästi myös keskittymistä vaativan työn aikana. 

Kokemus voi syntyä myös epäselvistä odotuksista ja oletuksista: työntekijä ei välttämättä tiedä, mitä seurataan tai kuinka nopeasti hänen odotetaan reagoivan. 

Mitä tilanteen taustalla voi olla?

Taustalla voi olla useita eri tekijöitä:

• Työn näkyvyys toimii ahkeruuden mittarina. Tavoitettavuutta ja näkyvää aktiivisuutta tulkitaan osoituksiksi työn tekemisestä. 
• Seurannan tarkoitus on epäselvä. Työntekijät eivät tiedä, miksi tietoja kerätään, miten niitä käytetään tai mitä raportoinnilla tavoitellaan. 
• Seuranta koetaan painostavaksi. Työn tekemisen yksityiskohtainen varmistaminen kaventaa kokemusta mahdollisuudesta käyttää omaa harkintaa. 
• Työn etenemisestä ei ole sovittu toimivaa tapaa keskustella. Esihenkilön tiedontarve johtaa toistuviin tilannekyselyihin, vaikka tarpeen voisi täyttää yhdessä sovittu käytäntö. 

Mitä tutkimustieto osoittaa?

Tutkimuksessamme tarkasteltiin 231 asiantuntijan vastauksia useasta eri organisaatiosta. Valvonnan aiheuttama paine murensi asiantuntijoiden laadukasta työmotivaatiota – niin työhön sisällölliseen kiinnostavuuteen pohjautuvaa sisäistä motivaatiota kuin työn merkityksellisyyteen pohjautuvaa ulkoista motivaatiota. Tutkimuksessa ei saatu näyttöä siitä, että esihenkilön osoittama luottamus lieventäisi näitä negatiivisia vaikutuksia. Valvonnan aiheuttama motivaation murentuminen on tärkeää siksi, että nämä motivaatiomuodot ovat laadukkaan työsuoriutumisen ja innovatiivisuuden kulmakiviä. Valvonnan itsensä aikaansaama ”keppiin ja porkkanaan” pohjautuva motivaatio ei tutkimusnäytön pohjalta johda lähtökohtaisesti tavoiteltuihin lopputulemiin (Van den Broeck ym., 2021).   

Mahdollinen selitys valvonnan aiheuttaman paineen negatiivisille vaikutuksille on seuraava: Työntekijä kokee valvonnan ulkoisena kontrollina, joka taas heikentää työntekijän toiminnan omaehtoisuutta. Tämä toiminnan omaehtoisuuden heikentyminen murentaa taas laadukasta motivaatiota 

Miten tilanteessa kannattaisi edetä?

1. Pohtikaa, mistä tarve etätyön valvontaan kumpuaa. Mitä valvonnalla pyritään saamaan aikaiseksi?  Jos vastaus on se, että ”pakkohan työntekijöitä on valvoa, koska muutoin he eivät tekisi etätöissä töitään”, niin valvonta aiheuttaa todennäköisesti työntekijöissä paineen kokemusta ja heikentää laadukasta motivaatiota. 
2. Selvittäkää, missä tilanteissa todistelun paine syntyy. Pyytäkää konkreettisia esimerkkejä raportoinnista, yhteydenotoista ja tavoitettavuuden odotuksista. Erottakaa sovitut ja työnteon yhteisiin pelisääntöihin liittyvät vaatimukset työntekijöiden oletuksista. 
3. Arvioikaa seurannan tarkoitus ja tarpeellisuus. Pohtikaa, mitä tietoa tarvitaan työn johtamiseen, yhteistyöhön tai esimerkiksi tuen tarjoamiseen? Mihin päätöksiin kerätty tieto vaikuttaa? Karsikaa käytäntöjä, joiden hyötyä ei pystytä perustelemaan. 
4. Sopikaa seurannasta yhdessä. Määritelkää, miten esimerkiksi työn etenemisessä keskustellaan ja kuinka usein. Huomioikaa valmistuvien tehtävien lisäksi työn laatu, ongelmanratkaisu ja tuen tarpeet. Sopikaa myös tavoitettavuuden ja vastausajan odotukset. 
5. Säilyttäkää työntekijän mahdollisuus käyttää omaa harkintaa. Keskustelkaa tavoitteiden perusteista ja siitä, mihin työntekijä voi itse vaikuttaa. Myös tiukka tulosmittaus voi ruokkia kontrollin ja paineen kokemusta. 
6. Arvioikaa muutoksen toimivuutta. Kysykää, tukeeko valvonta nyt työn tekemistä ja onko koettu paine vähentynyt. Tarkastelkaa samalla, saako esihenkilö tarvitsemansa tiedon työn etenemisestä. 

Ensimmäinen käytännön askel 

Valitkaa yksi käytäntö, joka aiheuttaa työntekijöille ulkoista painetta sekä painetta todistella omaa tehokkuuttaan. Selvittäkää yhdessä sen tarkoitus ja sopikaa muutoksesta, jota kokeilette esimerkiksi kuukauden ajan. Arvioikaa tämän jälkeen sekä työntekijöiden kokemuksia että tiedon riittävyyttä työn johtamiseen. 

Lisätietoja

• Tietopankin aineisto: x