Digitaaliset työkalut helpottavat työtä, mutta myös kuormittavat

Digitaaliset työkalut helpottavat työtä, mutta myös kuormittavat

Tilanne

Digitaalisten työskentelytapojen sekä tekoälyn hyödyntäminen on osa organisaation tehokkuuden varmistamista. Välillä kuitenkin tuntuu siltä, etteivät työntekijät ole halukkaita muuttamaan toimintatapojaan tai omaksumaan uusia työskentelymenetelmiä (esim. tekoäly). 

Toisaalta taas osasta työntekijöistä saattaa tuntua, että oma osaaminen ja taidot eivät riitä uusien vaadittujen työkalujen ja järjestelmien opetteluun. Tuntuu, että uusi järjestelmä, työkalu tai toimintatapa otetaan käyttöön melkein heti, kun edellistä on vasta oppinut käyttämään. Tämä voi aiheuttaa teknostressiksi kutsuttua ilmiötä (Torres, 2021).

Mitä tilanteen taustalla voi olla?

Teknostressin taustalla on useita eri tekijöitä:

1. Digitaalinen ylikuormitus: Esimerkiksi jatkuva informaation tulva, teknologioiden aiheuttamat keskeytykset (esim. sähköposti, slack, teams) ja pyynnöt, jotka katkaisevat tai häiritsevät työskentelyä ja siihen keskittymistä.
2. Teknologinen ”läpitunkevuus”: Kokemus siitä, että kukin on tavoitettavissa välittömästi  ja mistä vain teknologian takia. Voi aiheuttaa kokemusta jatkuvan tavoitettavuuden vaateesta.
3. Teknologinen monimutkaisuus: kokemus siitä, että uusia työkaluja, ohjelmistoja ja teknologioita on vaikea oppia, koska niiden oppiminen voi viedä paljon aikaa
4. Teknologinen turvattomuus: muuttuvan teknologian aiheuttama stressi sen vaikutuksesta oman työn pysyvyyteen. Teknologioita paremmin ymmärtävien työntekijöiden näkeminen uhkana omalle työlle. Pelko oman työn menettämisestä. 
5. Teknologinen epävarmuus: Jatkuvien järjestelmissä yms. tapahtuvien muutosten aiheuttama stressi ja epävarmuuden kokemus. Tuntemus siitä, että omat IT-tiedot ja taidot vanhenevat nopeasti. Ymmärtämättömyys siitä, miten kauan uusien tietojen ja taitojen veisi aikaa. 

Ihmiset voidaan luokitella digitaitojensa puolesta neljään eri luokkaan (Tuomivaara & Alasoini, 2025): 

1. Digiekspertti: Työntekijä hallitsee erinomaisesti työhön liittyvät ohjelmat, järjestelmät sekä digilaitteet. Työntekijä on innostunut aiheesta ja opettelee lisää myös omalla ajalla, opettaa ehkä myös muita. 
2. Osaaja: Työntekijä hallitsee hyvin työssään käyttämänsä laitteet ja järjestelmät. Työntekijä saattaa myös neuvoa työkavereitaan sovellusten, laitteiden tai järjestelmien käytössä.
3. Pärjääjä: Työntekijä hallitsee päivittäisessä työssään tarvitsemansa digitaaliset laitteet ja järjestelmät. Työntekijän on vaikea määritellä omaa digiosaamistaan, ja hän opettelee käyttämään vain työssään välttämättömiä ohjelmia tai järjestelmiä.
4. Putoaja: Työntekijä kokee, ettei hänen digiosaamisensa riitä työssä selviytymiseen. Työntekijästä tuntuu, että hän on jo pudonnut tai on vaarassa pudota digitaalisen kehityksen kelkasta.

Mitä tutkimustieto osoittaa?

Tarkastelimme niin yksilön itsearvioitua digiosaamista ja siihen liittyviä näkemyksiä sekä teknostressiä. Suurin osa (62,5 %) tarkastelemistamme työntekijöistä luokitteli itsensä osaajiksi: työssä olevat laitteet, ohjelmat ja järjestelmät koetaan hallittavan hyvällä tasolla. Huomionarvoista on kuitenkin se, että neljäsosa (25,5 %) työntekijöistä koki digiosaamisen tasonsa olevan melko matalalla. Tällaisia työntekijöitä kuvastaa arkityössä tarvittavien ohjelmistojen ja laitteiden hallinta, mutta kyky, halu tai aika uusien taitojen oppimiseen voi olla rajallinen.

KUVA

Tarkasteltaessa työntekijöiden tarkempia näkemyksiä koskien omia digikyvykkyyksiään sekä työpaikalla tarjottavia mahdollisuuksia, tulokset piirtävät kuvaa niin kohtuullisen hyvästä koetusta keskimääräisestä osaamistasosta kuin osittain puutteellisesta organisaation tuesta. 

Taulukko: Digiosaamisen ja tuen kokemukset työssä

TAULUKKO

Huomionarvoista on se, että lähes 27 % kokee, ettei saa riittävästi koulutusta uusien ohjelmistojen käyttämiseen. Lisäksi huomionarvoista on se, että lähes 40 % on sitä mieltä, ettei heidän työpaikallansa anneta riittävästi aikaa uusien ohjelmistojen oppimiseen. Nämä kokemukset linkittyvät myös teknostressin kokemukseen: puutteellinen tuki ja aika näyttäytyvät korkeampana teknostressin kokemuksena. 

Digiosaamisen itsearvioitu taso linkittyy myös näihin näkemyksiin. Heikompi digiosaamisen itsearvioitu taso (”Pärjääjät”) heijastui niin tekoälyn vähäisempänä käyttönä kuin heikompana kokemuksena omista digikyvykkyyksistä ja taidoista sekä ajan riittävyydestä uusien ohjelmistojen oppimiseen. 

Aihetta valottavia kokemuksia:

”Toiveena olisi päästä kehittämään omaa osaamista eri ohjelmistoista, mutta siihen ei ole ollut aikaa tai mahdollisuutta.”

”Työpaikaltamme puuttuu ohjelmistojen koulutus kokonaan. Emme pysty hyödyntämään ohjelmistojen uusia ominaisuuksia, koske emme edes tiedä, että sellainen olisi olemassa. ”

Pitäisi olla enemmän työaikaa opetella uusia ohjelmia.

”Meillä voitaisiin järjestää ihan perustaitojen opetusta, koska kaikki eivät ole pysyneet kelkassa ja myös järjestelmiä hyvin käyttävät saisivat vinkkejä.”

”Jatkuvasti tulee uusia työkaluja erityisesti tekoälyyn liittyen mutta se jää työntekijän oman onnen nojaan, tutustuuko hän uusiin työvälineisiin ja oppiiko niiden käytön niin että se hyödyntää työssä. Aikaa uusien työkalujen oppimiseen jää lähinnä omalla ajalla. Myöskään yhteisiä hetkiä uusien tai vanhojen työkalujen opetteluun ei juuri ole.”

”Kunnon koulutusta ja opastusta ei saa. Ohjeita ei ehdi kirjoittamaan. Kiireesti näytetään esim. uutta ohjelmaa, jonka jälkeen sen kanssa pitäisi pärjätä itse. ”

Organisatoriset käytänteet

Riittävä aika ohjelmistoihin perehtymiseen sekä tarjottava tuki heijastuvat alhaisempana koettuna teknostressinä, suurempana koettuna digikyvykkyytenä sekä innostuksena teknologian käyttämisestä ja omaksumisesta työssä.

Johtopäätökset:

DigiPaikka-hankkeen tulokset viittaavat siihen, että työntekijöiden ”digivastarinnan” tai puutteellisen digiosaamisen taustalla voivat osittain olla organisaation omat toimintatavat. Uusia ohjelmistoja ja teknologioita saatetaan ottaa käyttöön johdon tai IT-henkilöstön näkökulmasta ilman, että työntekijöille varataan riittävästi aikaa tai tarjotaan tarvittavaa tukea niiden käytön opetteluun. Lisäksi käyttöönottoa koskevissa päätöksissä ei välttämättä selvitetä tai huomioida työntekijöiden näkemyksiä siitä, kuinka hyödyllisiä uudet ohjelmistot ja teknologiat ovat heidän päivittäisessä työssään.

Miten tilanteessa kannattaisi edetä?

1. Keskustelkaa yhdessä, mitä muutoksia ohjelmistoihin ja teknologioihin suunnitteilla ja miksi: Pohtikaa, kumpuaako tarve työntekijöiden aidosta tarpeesta vai ajaako suunniteltua muutosta jokin muu taho. Arvioikaa yhdessä muutoksen tarpeellisuus.
2. Pohtikaa yhdessä tapoja riittävän ajan, tuen ja perehdytyksen varmistamiseen uusien ohjelmien opettelemiseen: Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi työn organisointia siten, että uusien ohjelmistojen opettelulle jää tosiasiassa aikaa (työkuorman hetkittäinen vähentäminen), uusien ohjelmistojen käyttöönoton ajoittamista hiljaisempaan ajankohtaa sekä riittävän tuen tarjoamisen. Tuki voi tarkoittaa esimerkiksi erityisten kollegiaalisten ”tutoreiden” nimittämisen, jolta saa tarvittaessa tukea ja neuvoja kohdattuihin ongelmiin. Huom! Riittävä tuki ei tarkoita sitä, että työntekijä ohjataan ainoastaan Intranetiin lukemaan ohjeita tai katsomaan ohjevideoita.
3. Analysoikaa työnteon arkea. Vähäinen halu digitaitojen edistämiseen voi olla vain oire liian kiireisestä työarjesta. Mikäli työnteon arki on hyvin kiireellistä ja jatkuvien tehokkuuspaineiden ohjaamaa, heikko halukkuus uusien taitojen oppimiseen voi johtua tästä.

Ensimmäinen käytännön askel

Yhteisen dialogin aloittaminen. Pohtikaa yhdessä sekä käyttöön otettavien ohjelmistojen yms. tarpeellisuutta että muokatkaa työarkea niin, että se takaa riittävän ajan, tuen ja perehdytyksen uusien ohjelmistojen oppimiseen. 

Lisätietoja

• Tietopankin aineisto: x